20 ago – Prazo e documentos necessários para registrar um colaborador

A legislação trabalhista brasileira é clara: o registro do colaborador deve ser realizado até o primeiro dia de trabalho.
Isso significa que não é permitido que o empregado inicie suas atividades sem estar devidamente registrado.

Além de ser uma obrigação legal, o registro garante direitos trabalhistas ao funcionário (como FGTS, férias, 13º salário e INSS) e protege a empresa de possíveis multas e processos trabalhistas.

📑 Documentos normalmente solicitados para registro:

• RG e CPF;
• Carteira de Trabalho (digital, via aplicativo);
• Título de eleitor;
• Certificado de reservista (para homens);
• Comprovante de residência;
• Certidão de nascimento ou casamento;
• Exame médico admissional (obrigatório para verificar aptidão ao trabalho).

⚠️ Importante: cada empresa pode solicitar documentos adicionais conforme sua política interna, mas nunca deve exigir papéis que não tenham relação com a admissão, sob pena de infringir a lei.

📌 Registro no eSocial

O registro deve ser realizado no eSocial, sistema que centraliza todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Por lá, a empresa informa desde os dados pessoais do colaborador até vínculos empregatícios, salários, alterações contratuais e desligamentos.

✅ Boas práticas para empresas

Para tornar o processo de admissão mais ágil e evitar erros:

• Organize uma lista padrão de documentos para enviar previamente ao candidato aprovado.
• Utilize checklists digitais para garantir que nenhuma informação fique de fora.
• Agende o exame admissional com antecedência, evitando atrasos no início do contrato.
• Capacite o RH ou setor administrativo para operar corretamente o eSocial.
• Revise todos os dados lançados antes de enviar ao sistema, já que inconsistências podem gerar retrabalho e multas.

🚨 Riscos de não registrar o colaborador

• Multas que podem variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado não registrado (podendo dobrar em caso de reincidência).
• Ações trabalhistas com risco de indenizações.
• Problemas fiscais e previdenciários para a empresa.

👉 Em resumo: admitir um colaborador vai além da assinatura de contrato. É um processo que exige atenção, organização e cumprimento rigoroso da lei para garantir segurança tanto ao empregado quanto ao empregador.

Fonte: CLT; Manual do eSocial.

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